Como trocar as folhas de Excel da empresa por software, sem parar o negócio

Quase todas as empresas começam a organizar-se numa folha de Excel. É rápido, toda a gente sabe usar e não custa nada a mais. O problema não é o Excel: é o momento em que a empresa cresce e a folha continua a ser o sítio onde vive a informação mais importante do negócio.

A resposta curta: vale a pena trocar o Excel por software quando a folha passa a ser partilhada por várias pessoas, quando os erros começam a custar dinheiro ou quando alguém passa horas por semana a copiar dados de um lado para o outro. A troca não tem de ser feita de uma vez, e na maioria dos casos não deve ser.

Sinais de que as folhas de cálculo já não chegam

Nenhum destes sinais, sozinho, obriga a mudar. Quando aparecem três ou quatro ao mesmo tempo, o custo de continuar costuma ser maior do que o de mudar.

• Há várias versões da mesma folha. "Clientes_final_v3.xlsx" no email de uma pessoa e "Clientes_final_v4.xlsx" na pasta partilhada. Ninguém tem a certeza de qual é a certa.
• Duas pessoas não podem trabalhar ao mesmo tempo, ou podem, mas uma estraga o que a outra fez.
• A mesma informação é escrita mais do que uma vez: o pedido entra por email, passa para a folha de encomendas, depois para a de faturação, depois para a de stock.
• Só uma pessoa percebe como a folha funciona. Quando essa pessoa está de férias, o processo para.
• Os erros só se descobrem tarde: uma fórmula partida, uma linha apagada sem querer, um valor colado na coluna errada.
• Não há histórico. Não se sabe quem mudou o quê, nem quando.
• Os relatórios demoram horas a montar, porque os dados têm de ser juntados à mão de vários ficheiros.

Se a empresa se revê nesta lista, a pergunta já não é "se", é "por onde começar".

Que alternativas existem

Há três caminhos, e nenhum é o melhor para toda a gente.

Software pronto (por subscrição)

Programas de gestão, CRM, faturação ou gestão de stock que já existem e servem muitas empresas ao mesmo tempo. Paga-se uma mensalidade, configura-se e começa-se a usar.

Faz sentido quando o processo da empresa é parecido com o de muitas outras: faturação, contabilidade, gestão de contactos comerciais. Para faturar em Portugal, por exemplo, usar um programa de faturação certificado é o caminho natural, e não compensa reinventá-lo.

Limitação: a empresa adapta-se ao programa. Se o processo tiver regras próprias, o programa obriga a contorná-las, e muitas vezes as folhas de Excel voltam a aparecer ao lado dele, para tapar o que o programa não faz.

Ferramentas sem código

Plataformas que permitem montar pequenas aplicações e bases de dados sem programar. Ficam a meio caminho entre o Excel e o software à medida.

Faz sentido quando o processo é simples, a equipa é pequena e há alguém na empresa com tempo e jeito para as configurar.

Limitação: quando o processo cresce, as ferramentas sem código podem ficar caras por utilizador e difíceis de manter, e a empresa fica dependente das regras da plataforma.

Software à medida

Um sistema feito para o processo da empresa, tal como ele é. Os dados ficam num sítio só, cada pessoa vê o que precisa e o trabalho repetitivo passa a acontecer sozinho.

Faz sentido quando o processo é o que distingue a empresa, quando envolve várias pessoas e etapas, ou quando o software pronto obriga a demasiados remendos.

Limitação: tem um custo inicial maior e precisa de manutenção. Explicamos a comparação com mais detalhe no guia software à medida ou software pronto.

Como fazer a passagem sem parar a empresa

O maior erro é tentar mudar tudo de uma vez. A passagem corre melhor por etapas.

1. Escolher um processo, não "a empresa toda"

Comece pelo processo que mais dói: o que mais tempo consome, o que mais erros dá ou o que mais pessoas usa. Encomendas, marcações, obras, pedidos de clientes. Um processo bem resolvido convence mais a equipa do que dez processos meio resolvidos.

2. Mapear como o trabalho é feito hoje

Antes de pensar em ecrãs, descreva o caminho real: de onde vem a informação, quem a escreve, quem a usa, que decisões se tomam com ela e onde é que as coisas costumam correr mal. É aqui que se descobre o que vale a pena automatizar e o que é melhor deixar como está.

3. Limpar os dados antes de os migrar

As folhas de Excel acumulam duplicados, células vazias e formatos diferentes para a mesma coisa. Migrar dados sujos para um sistema novo é levar o problema para lá. Reserve tempo para limpar: é das etapas mais subestimadas.

4. Correr os dois em paralelo, por pouco tempo

Durante as primeiras semanas, mantenha a folha antiga como rede de segurança, mas só para consulta. Se as duas forem usadas para escrever, volta o problema das versões. Defina uma data a partir da qual a folha deixa de ser atualizada.

5. Formar quem vai usar

Um sistema que a equipa não percebe acaba substituído por uma folha nova às escondidas. Mostre o sistema a quem o vai usar antes de ele estar pronto, e ouça o que dizem: são eles que conhecem os atalhos do dia a dia.

6. Medir o antes e o depois

Antes de mudar, anote quanto tempo se gasta hoje no processo e quantos erros acontecem. Sem esse ponto de partida, daqui a seis meses ninguém consegue dizer se a mudança compensou.

O que não deve sair do Excel

Nem tudo precisa de software. Uma análise pontual, uma simulação, um cálculo que uma pessoa faz sozinha uma vez por mês: o Excel continua a ser a ferramenta certa para isso. O objetivo não é acabar com as folhas de cálculo. É tirar delas a informação que a empresa inteira depende para trabalhar.

Em resumo

• O Excel deixa de chegar quando é partilhado, quando os erros custam caro e quando há trabalho repetido.
• Há três alternativas: software pronto, ferramentas sem código e software à medida. A escolha depende de quão próprio é o processo.
• A passagem faz-se por etapas: um processo de cada vez, com dados limpos, um período curto em paralelo e a equipa envolvida desde o início.

Se estiver a ponderar um sistema feito à medida, vale a pena ver primeiro o que inclui o desenvolvimento de software à medida e preparar o pedido com a ajuda deste artigo sobre como pedir um orçamento para uma app ou software.