Que tarefas de uma empresa se podem automatizar (e quais não vale a pena)

Em quase todas as empresas há alguém que passa parte do dia a copiar dados de um sítio para outro, a enviar o mesmo email com pequenas mudanças ou a juntar números de vários ficheiros para montar um relatório. É trabalho necessário, mas não é o trabalho para o qual essa pessoa foi contratada.

A resposta curta: vale a pena automatizar as tarefas que se repetem com frequência, seguem sempre as mesmas regras e partem de informação já digital. Não vale a pena automatizar o que acontece raramente, o que muda a toda a hora ou o que depende de bom senso e de conversa com pessoas. Entre um extremo e o outro, a decisão faz-se com uma conta simples, que mostramos mais abaixo.

O que significa automatizar uma tarefa

Automatizar é pôr o software a fazer um passo que hoje é feito à mão, sempre da mesma maneira. Alguns exemplos do dia a dia:

• quando entra uma encomenda, o sistema regista-a, avisa o armazém e envia a confirmação ao cliente, sem ninguém copiar nada;
• no fim do mês, o relatório de vendas aparece pronto, em vez de alguém o montar a partir de três folhas de Excel;
• na véspera de uma marcação, o cliente recebe um lembrete automático.

Não é preciso inteligência artificial para nenhum destes casos. São regras: "quando acontece isto, faz aquilo". A inteligência artificial é útil noutro tipo de tarefa, e o artigo automação ou inteligência artificial explica quando faz sentido usar uma ou outra.

Os sinais de uma boa tarefa para automatizar

Antes de pensar em ferramentas, olhe para a tarefa. Quantos mais destes sinais tiver, mais provável é que compense automatizá-la.

• Repete-se muitas vezes. Todos os dias, ou várias vezes por semana.
• Segue sempre as mesmas regras. Se duas pessoas diferentes a fizessem, fariam exatamente o mesmo.
• A informação já existe em formato digital. Um formulário, um email com estrutura, um ficheiro, um registo noutro programa.
• Os erros custam dinheiro ou clientes. Um valor mal copiado, uma encomenda esquecida, um prazo falhado.
• Atrasa outras pessoas. Enquanto a tarefa não está feita, alguém fica à espera.
• Só uma pessoa sabe fazê-la. Quando essa pessoa falta, a tarefa para.

Se reconhece uma tarefa da sua empresa em quatro ou mais destes pontos, tem uma boa candidata.

Exemplos de tarefas que se podem automatizar, por área

Os exemplos abaixo são tipos de tarefa comuns, não uma lista de obrigações. Cada empresa tem as suas.

Comercial e clientes

• Registar automaticamente os pedidos de contacto que chegam pelo site, em vez de os copiar do email.
• Enviar a proposta ou o orçamento num modelo já preenchido com os dados do cliente.
• Lembrar o comercial de voltar a contactar um cliente quando uma proposta está sem resposta há uma semana.
• Manter numa só ficha o histórico de cada cliente: pedidos, propostas, encomendas e conversas.

Administrativo e financeiro

• Passar os dados de uma encomenda aprovada para o programa de faturação, sem os escrever duas vezes.
• Enviar lembretes de pagamento quando uma fatura passa do prazo.
• Juntar despesas e comprovativos num só sítio, organizados por mês.
• Montar os relatórios mensais a partir dos dados que já estão nos sistemas.

Uma nota sobre a faturação: em Portugal, a emissão de faturas tem regras próprias e, em muitos casos, obriga a usar um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária, como explicam as perguntas frequentes da AT. Automatizar à volta da faturação é ligar os outros sistemas a esse programa, não substituí-lo.

Operações e equipas no terreno

• Distribuir os serviços do dia pelos técnicos e enviar a cada um a sua lista no telemóvel.
• Registar no local o trabalho feito, com fotografias e assinatura do cliente, em vez de preencher papel e passar a limpo no escritório.
• Avisar quando o stock de um material desce abaixo de um mínimo.
• Gerar o relatório de cada intervenção a partir do que o técnico registou.

Atendimento

• Responder automaticamente a confirmar que um pedido foi recebido e quando vai ter resposta.
• Encaminhar cada pedido para a pessoa certa, conforme o assunto.
• Enviar avisos de estado: "a sua encomenda saiu", "a sua marcação é amanhã".

Pessoas e equipa

• Pedidos de férias e ausências com aprovação no próprio sistema, em vez de emails soltos.
• Listas de tarefas de acolhimento para quem entra na empresa: contas a criar, documentos a assinar, formação a dar.

As tarefas que não vale a pena automatizar

Automatizar tem um custo: pensar a regra, construir, testar e manter. Há tarefas em que esse custo nunca se paga.

• Tarefas raras. O que acontece duas vezes por ano não justifica um sistema. Uma lista de passos bem escrita resolve.
• Processos que mudam a toda a hora. Se as regras mudam todos os meses, a automação passa a vida a ser refeita. Primeiro estabilize o processo, depois automatize.
• Processos confusos. Automatizar um processo mal desenhado só faz os erros acontecerem mais depressa. Se ninguém consegue explicar a regra, ainda não é altura.
• Tarefas que dependem de bom senso ou de relação. Negociar com um cliente, resolver uma reclamação delicada, decidir uma exceção. O software pode preparar a informação; a decisão e a conversa continuam a ser de uma pessoa.
• Decisões com efeitos importantes sobre pessoas. O artigo 22.º do RGPD dá às pessoas o direito de não ficarem sujeitas a decisões tomadas apenas por meios automatizados que produzam efeitos jurídicos ou que as afetem de forma significativa, salvo exceções previstas no próprio artigo. Recusar um candidato ou um pedido de crédito, por exemplo. Nestes casos, a automação deve ajudar quem decide, não decidir sozinha.

Como decidir: uma conta simples

Para cada tarefa candidata, faça três estimativas com os números da sua empresa:

1. Tempo atual. Quantas horas por mês se gastam hoje nesta tarefa, somando todas as pessoas que lhe tocam.
2. Custo dos erros. Quantas vezes por mês corre mal, e o que custa cada vez: tempo a corrigir, descontos, clientes perdidos.
3. Custo de automatizar. O preço de construir a automação mais o de a manter. Peça este valor a quem a vai fazer.

Se o tempo poupado e os erros evitados ao fim de um ano valem mais do que o custo de automatizar, a tarefa entra na lista. Se a diferença for pequena, fica para depois.

A tabela é um exemplo de como preencher a análise. As respostas dependem sempre de cada empresa.

Por onde começar

1. Faça uma lista das tarefas repetitivas, pedindo a cada pessoa da equipa as três que mais tempo lhe tiram. Quem faz o trabalho sabe melhor do que ninguém onde está o desperdício.
2. Escolha uma só tarefa com a ajuda dos sinais e da conta acima. De preferência, uma em que o resultado se vê depressa.
3. Descreva a regra por escrito, passo a passo, incluindo as exceções. Se não couber numa página, a tarefa talvez não esteja pronta.
4. Veja primeiro o que já tem. Muitos programas que a empresa já usa têm automações que ninguém ligou. Se não chegarem, aí sim, avalie ferramentas de integração ou software feito à medida do processo.
5. Meça antes e depois. Anote o tempo e os erros de hoje, para saber daqui a três meses se a mudança compensou.

Se a tarefa candidata vive hoje numa folha de cálculo partilhada, o artigo sobre como trocar as folhas de Excel por software mostra como fazer essa passagem por etapas.

Em resumo

• Automatizar compensa nas tarefas frequentes, com regras fixas, informação digital e erros caros.
• Não compensa em tarefas raras, processos instáveis ou confusos, e em decisões que dependem de bom senso ou que afetam pessoas de forma significativa.
• A maior parte das automações úteis numa PME não precisa de inteligência artificial: são regras simples, bem aplicadas.
• Comece por uma tarefa, meça o antes e o depois, e só então passe à seguinte.

Quando chegar a altura de pedir propostas, este artigo sobre como pedir um orçamento para uma app ou software ajuda a descrever a tarefa de forma a receber respostas comparáveis. E se estiver a decidir entre adaptar um programa pronto ou fazer um à medida, o guia software à medida ou software pronto compara os dois caminhos.