Como pôr os Programas da Empresa a Falar uns com os Outros

Numa empresa típica, a faturação está num programa, os contactos dos clientes noutro, as encomendas chegam por email ou pela loja online e os números do mês acabam numa folha de Excel. Cada programa faz bem a sua parte. O problema está no meio: alguém tem de copiar a informação de um para o outro, todos os dias.

A resposta curta: integrar os sistemas da empresa é fazer com que a informação passe sozinha de um programa para outro, sem ser copiada à mão. Faz-se, quase sempre, através das APIs dos próprios programas, com uma ferramenta de integração ou com uma ligação feita à medida. Antes de escolher a forma, convém saber que informação tem de passar, em que sentido, com que frequência e qual dos programas manda em cada dado.

O que Significa Integrar Programas

Integrar é ligar dois ou mais programas para que um saiba o que acontece no outro. Alguns exemplos:

• quando uma venda é fechada no CRM, a fatura é emitida no programa de faturação sem ninguém voltar a escrever o nome, o NIF e os artigos;
• quando entra uma encomenda na loja online, o stock baixa no programa de gestão e o armazém recebe a lista do que tem de preparar;
• quando um cliente marca uma visita no site, a marcação aparece no calendário do técnico certo;
• no fim do mês, o relatório junta números da faturação, do CRM e da contabilidade sem ninguém os colar à mão.

Em todos estes casos não há nada de novo para o utilizador: os programas são os mesmos. Muda só o trabalho que deixa de ser feito à mão e os erros que deixam de acontecer pelo caminho.

Sinais de que os Seus Programas Precisam de Falar

• A mesma informação é escrita duas vezes. O cliente é criado no CRM e outra vez na faturação.
• Há uma pessoa que «passa» dados. Parte do dia de alguém é exportar de um lado e importar no outro.
• Os números não batem certo. O total de vendas do CRM não coincide com o da faturação, e ninguém sabe qual está certo.
• As decisões esperam por um relatório. Para saber como vai o mês é preciso juntar três ficheiros.
• Os erros aparecem nas passagens. Um NIF trocado, uma quantidade mal copiada, uma encomenda que ficou esquecida no email.

Se reconhece dois ou três destes sinais, vale a pena olhar para as ligações entre programas antes de pensar em trocar de programa.

Como os Programas Falam: APIs, Webhooks e Ficheiros

Não é preciso perceber de programação para decidir bem, mas ajuda conhecer três palavras.

API

Uma API é a porta que um programa abre para outros programas. Em vez de uma pessoa entrar no programa e escrever, outro programa pede ou envia a informação por essa porta, segundo regras que o fabricante publica. A maior parte dos programas de faturação, CRM e lojas online atuais tem uma API, mas nem todas dão acesso a tudo, e algumas só estão disponíveis em planos mais caros.

Webhook

Um webhook é um aviso automático: quando acontece alguma coisa num programa (uma venda, um pagamento, uma marcação), ele avisa o outro no momento. É o que permite que a fatura saia logo a seguir ao pagamento, em vez de esperar que alguém vá verificar.

Troca de Ficheiros

Quando um programa não tem API, ainda é possível trocar ficheiros exportados (CSV, Excel, XML), de forma agendada. Funciona, mas é mais frágil: se o formato do ficheiro mudar ou a exportação falhar, a ligação parte-se sem ninguém dar por isso. Serve como solução de recurso ou provisória.

As Quatro Formas de Integrar

Não há uma forma melhor em geral. Muitas empresas usam mais do que uma: as integrações que já vêm nos programas para os casos simples e uma ligação à medida para o processo que é o coração do negócio.

Antes de Integrar: as Perguntas a Responder

Uma integração bem feita começa no papel, não no código. Responda a estas perguntas para cada ligação:

1. Que informação passa? Clientes, encomendas, faturas, stock, marcações. Seja concreto: que campos.
2. Em que sentido? Só de A para B, ou nos dois sentidos? As ligações nos dois sentidos são bastante mais difíceis de acertar.
3. Qual dos programas manda em cada dado? Se o telefone do cliente for alterado nos dois programas ao mesmo tempo, qual ganha? Sem esta regra, os dados acabam por se contradizer.
4. Com que frequência? No momento (por webhook), de hora a hora, uma vez por dia? Nem tudo precisa de ser imediato.
5. O que acontece quando falha? Um programa fora do ar, um dado inválido, uma fatura recusada. Quem é avisado e como se corrige?
6. Os programas deixam? Confirme junto de cada fabricante se há API, o que ela permite e se está incluída no plano que paga.

Se não consegue responder à pergunta 3, ainda não é altura de integrar: primeiro é preciso decidir onde vive cada informação. O artigo sobre como centralizar a informação dos clientes trata essa decisão no caso mais comum, a ficha de cliente.

Cuidados Próprios de Portugal: Faturação e Dados Pessoais

Faturas

Em Portugal, as faturas são emitidas em programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária, e a obrigação de os usar tem sido alargada, segundo as regras de faturação publicadas no Portal das Finanças. Na prática, isto quer dizer que uma integração não deve criar faturas por fora: deve pedir ao programa de faturação certificado que as emita, através da API dele. O programa de faturação continua a ser o sítio onde a fatura nasce. Confirme com o seu contabilista o que se aplica à sua empresa.

Dados Pessoais

Quando a informação que passa entre programas inclui dados de clientes ou de funcionários, o RGPD aplica-se também à ligação:

• Só passar o que é preciso (princípio da minimização, artigo 5.º). Se a faturação não precisa da data de nascimento do cliente, ela não deve ir.
• Contratos com quem trata os dados (artigo 28.º). Uma ferramenta de integração por onde passam dados de clientes trata esses dados por conta da empresa, e o RGPD exige um contrato com ela.
• Segurança (artigo 32.º). Chaves de acesso guardadas em segurança, ligações cifradas e acessos só para quem precisa.

Este artigo não substitui aconselhamento jurídico; serve para saber que perguntas fazer.

Erros Comuns

• Ligar tudo de uma vez. Comece pela ligação que mais trabalho poupa. As outras ficam para depois de esta estar a funcionar.
• Integrar dados desarrumados. Clientes duplicados, NIF em falta, nomes escritos de três formas. A integração copia os erros mais depressa. Limpe primeiro.
• Não decidir quem manda em cada dado. É a origem mais comum de dados contraditórios entre programas.
• Ninguém vigia a ligação. As integrações falham em silêncio. Deve haver um aviso quando uma passagem falha, e alguém responsável por o ler.
• Esquecer a manutenção. Os fabricantes mudam as APIs. Uma ligação sem manutenção pode deixar de funcionar de um dia para o outro.

Por Onde Começar

1. Desenhe o mapa. Numa folha, ponha os programas que a empresa usa e as setas da informação que hoje passa à mão entre eles.
2. Escolha uma seta. A que mais tempo consome ou mais erros dá.
3. Responda às seis perguntas acima para essa ligação.
4. Veja o que já existe. Os seus programas podem já ter uma integração pronta entre eles que ninguém ativou.
5. Se não existir, ou não chegar, compare uma ferramenta de integração com uma ligação à medida, pensando no custo de dois ou três anos e não só no inicial.
6. Meça antes e depois: horas poupadas e erros evitados.

Se ainda não sabe que tarefas merecem ser automatizadas, comece pelo artigo que tarefas de uma empresa se podem automatizar. E se a informação ainda vive em folhas de cálculo, o primeiro passo talvez seja trocar o Excel por software.

Em Resumo

• Integrar é fazer a informação passar sozinha entre programas, sem cópias à mão.
• Os programas falam por APIs, por webhooks (avisos no momento) ou, em último caso, por troca de ficheiros.
• Há quatro formas de integrar: integrações já incluídas, ferramentas de integração, ligações à medida e troca de ficheiros. Muitas empresas combinam várias.
• Antes de integrar, decida que informação passa, em que sentido, com que frequência e qual dos programas manda em cada dado.
• Em Portugal, as faturas continuam a nascer no programa de faturação certificado, e os dados pessoais seguem as regras do RGPD também nas ligações.

Uma integração é um caso particular de automação, e a maioria não precisa de inteligência artificial; o artigo automação ou inteligência artificial explica a diferença. Na Quadrix fazemos software à medida, incluindo integrações entre sistemas por API, e a primeira pergunta é sempre a mesma: os programas que já tem conseguem resolver isto sozinhos? Se estiver a pensar em mudar de programa em vez de o ligar, o guia software à medida ou software pronto ajuda a decidir.